Vrijwel iedere organisatie kent ze: de mensen die alles weten. De systeembeheerder die elk serverlandschap uit zijn hoofd kent. De applicatiespecialist die precies weet hoe een koppeling in elkaar zit. Of die ene collega die altijd wordt gebeld zodra er een storing optreedt.
Dat lijkt efficiënt, totdat die persoon op vakantie is, ziek wordt of de organisatie verlaat. Dan wordt pas duidelijk hoe afhankelijk de organisatie eigenlijk is geworden.
Veel IT-afdelingen groeien geleidelijk. Processen ontstaan, systemen veranderen en oplossingen worden door de jaren heen aangepast. Maar in de praktijk wordt lang niet alles gedocumenteerd. Daardoor ontstaat vaak een situatie waarin belangrijke kennis op een beperkt aantal plekken aanwezig is. Soms zelfs bij één persoon.
Dat brengt risico’s met zich mee:
Deze afhankelijkheid ontstaat meestal onbewust. Toch kan de impact groot zijn wanneer er onverwacht iets verandert.
Zolang alles goed gaat, lijkt er weinig aan de hand. Mensen weten elkaar te vinden en problemen worden opgelost. De kwetsbaarheid wordt meestal pas zichtbaar wanneer een sleutelpersoon tijdelijk of permanent wegvalt. Dan blijkt dat documentatie ontbreekt, processen niet duidelijk zijn vastgelegd of kennis niet overdraagbaar is.
In sommige gevallen ontstaan daardoor direct operationele problemen. In andere situaties leidt het vooral tot vertraging, hogere werkdruk en onzekerheid binnen de organisatie.
Wanneer wordt gesproken over kennisborging, denken veel organisaties direct aan documentatie. Dat is belangrijk, maar documentatie alleen is niet voldoende.
Effectieve kennisborging bestaat uit meerdere onderdelen:
Het doel is niet om alles vast te leggen, maar om te voorkomen dat cruciale kennis afhankelijk wordt van één persoon.
Sterke IT-organisaties zorgen er niet voor dat individuen, maar processen centraal staan. Dat betekent niet dat specialisten minder belangrijk worden. Integendeel: hun kennis blijft essentieel. Het verschil is dat die kennis structureel wordt gedeeld, vastgelegd en beheerd, zodat de organisatie niet stilvalt wanneer iemand afwezig is. Juist in omgevingen waar IT steeds belangrijker wordt voor de dagelijkse bedrijfsvoering, is dat een belangrijke stap richting continuïteit.
Steeds meer organisaties kijken daarom naar managed services als aanvulling op hun interne IT-team. Niet omdat zij alle kennis willen uitbesteden, maar omdat zij toegang willen tot een bredere kennisbasis en meer continuïteit. Hierdoor wordt de afhankelijkheid van individuele medewerkers kleiner en ontstaat er meer zekerheid rondom beheer, support en documentatie. Daarnaast zorgen vaste processen, afspraken en documentatie ervoor dat kennis beter geborgd blijft, ongeacht welke personen betrokken zijn.
De meeste organisaties weten dat er sleutelpersonen bestaan binnen hun IT-afdeling. De vraag is vooral hoe groot die afhankelijkheid daadwerkelijk is. Kunnen collega’s elkaars werkzaamheden overnemen? Is documentatie actueel? En blijft de organisatie operationeel als een belangrijke specialist morgen niet meer beschikbaar is?
Wie deze vragen eerlijk durft te stellen, zet de eerste stap naar een minder kwetsbare IT-organisatie.
We helpen je graag inzichtelijk maken waar risico’s zitten en hoe je kennis beter kunt borgen.
Neem contact opWij gebruiken alleen met uw toestemming analytische cookies (Google Analytics) om te begrijpen hoe de website wordt gebruikt. Advertentiecookies plaatsen wij niet. U kunt uw keuze altijd wijzigen via "Cookie-instellingen" onderaan de pagina. Meer informatie leest u in onze Cookieverklaring.
